• Автор: Winter  
  • (7-02-2018, 11:00)   
  •   0   
  •  359 

Электронная почта — игровой автомат для мозгаУправление электронной почтой: 5 шаговКак очистить почтовый ящик за десять минут

Сколько раз в день вы проверяете электронную почту — или правильнее спросить, сколько раз в час? Если ваша работа не пострадает от более редкой проверки входящих сообщений, почему вы все равно это делаете? Здесь работает древний механизм получения удовольствия, заложенный в мозге человека задолго до изобретения интернета, считает автор книги "15 секретов управления временем". Можно ли сделать так, чтобы вы управляли электронной почтой, а не она — вами?




сайт, который позволяет легко отписаться от всех ненужных подписок, а оставшиеся сгруппировать в одно большое письмо, которое вы будете получать один раз в день в установленное время.

Отключите уведомления о входящих письмах. В нынешние времена, когда большинство из нас получает от 50 до 500 писем в день, включенная функция уведомлений о входящих письмах — это тяжкий грех. Уведомления нарушают вашу концентрацию, прерывают сосредоточенную работу и отвлекают во время выступлений на совещаниях и переговорах. Что бы это ни было — звуковой сигнал, вибрация на телефоне или всплывающее окно на мониторе, извещающее вас о новом сообщении, — отключите это!


Обрабатывайте электронную почту три раза в день по методу 3-21-0. Выделите на работу с электронной почтой три сеанса в день (утром, днем и вечером), установите таймер на телефоне на 21 минуту и старайтесь за это время полностью — до нуля — очистить вашу папку входящих сообщений. Превратите это в игру. Вероятно, 21 минуты будет явно недостаточно, но это поможет вам работать быстро и сосредоточенно, делать ваши ответы короткими и не начинать кликать по ссылкам, погружаясь в засасывающее болото интернет-развлечений.


Применяйте правило СОДА. Когда вы открываете электронную почту, вы должны произвести с каждым письмом одно из четырех действий — Сделать это, Отложить, Делегировать или Архивировать/Удалить. (В английском варианте это звучит как правило "четырех D" — Do, Defer, Delegate, Delete.)


Если вы решаете отложить, в большинстве случаев следует немедленно занести это дело в свой календарь-планировщик — превратить письмо в конкретный пункт вашего плана.


Если вы сомневаетесь, можно ли удалить какое-либо сообщение, просто его заархивируйте. В наши дни нет недостатка в месте для хранения, и в будущем вы легко сможете найти это письмо при помощи функции "Поиск".


Помимо четырех вариантов СОДА есть еще и пятый вариант — сохранить в виде файла. Это одна из форм архивирования, которая может оказаться полезной, если вы боитесь удалить нужную информацию. Создайте отдельные папки для всех ваших проектов, ключевых клиентов или даже такую беспрецедентную папку, как "Ответить когда-нибудь", и сохраняйте в них соответствующие электронные письма, чтобы держать ваш ящик входящих сообщений совершенно чистым.


Используйте строку темы, чтобы указать требуемое действие. В идеале в строке темы необходимо указывать не только тему письма, но и тип действия, которого оно требует. Это помогает получателям электронной почты быстрее и эффективнее обрабатывать ваши сообщения. И, будем надеяться, поможет научить их делать то же самое в ответ. Идея состоит в том, чтобы предварять тему письма ключевой метаинформацией.


Я предпочитаю использовать заглавные буквы, чтобы выделить эту метаинформацию на фоне темы. Вот некоторые примеры:


"К ВАШЕМУ СВЕДЕНИЮ: [тема]" — используйте это обозначение в том случае, когда вы просто хотите сообщить человеку некую информацию, не требующую никаких действий в ответ.


"ВЫПОЛНИТЬ к [ДАТЕ] или ОТЧИТАТЬСЯ О ВЫПОЛНЕНИИ к [ДАТЕ]: [тема]" — используйте это обозначение, когда получатель письма должен предпринять какое-либо конкретное действие.


"НЕ ТРЕБУЕТ ОТВЕТА: [тема]" — это предупреждение позволяет избавить вас от бесполезных "вежливых" ответов на ваши письма, когда люди просто пишут "Благодарю", "Спасибо, интересно", "Спасибо, посмотрю это на следующей неделе" и т.п.


"[тема]. КОНЕЦ СООБЩЕНИЯ" — это мой любимый вид письма, когда я могу уместить все сообщение в строке темы. Предупреждение "конец письма" говорит получателю о том, что ему не нужно его открывать — все его содержимое находится в строке темы.



Как повысить свою эффективность? Очень просто: планировать самому, что вам нужно выполнить, а не позволять другим решать это за вас. Большинство людей делают как раз последнее, практикуя, казалось бы, невинную, но совершенно антипродуктивную привычку начинать день с проверки электронной почты... В результате их внимание и энергия направляются туда, куда хотят другие люди, а не туда, где бы они произвели наибольший эффект.


Дэнни Ини, основатель компании Firepole Marketing, специализирующейся на обучении в области маркетинга и бизнеса



Как очистить почтовый ящик за десять минут


У моей знакомой Кристины в почтовом ящике больше 10 000 писем, причем большинство из них непрочитанных! Можете себе представить? Если у вас похожая ситуация, у вас может возникнуть желание объявить себя, как получателя электронной корреспонденции, полным банкротом и начать жизнь с чистого листа — а вернее, начать правильное управление своей электронной почтой с чистого почтового ящика.


Вот что я предлагаю:


  1. Разобраться со всей электронной почтой, поступившей в течение последних 48 часов.

  2. Создать папку под названием "Старые сообщения".

  3. Переместить в нее все оставшиеся входящие сообщения.

  4. Готово! Ваш почтовый ящик чист, и вы можете начать новые отношения с вашей электронной почтой без груза прошлых ошибок.

Не является ли это в некотором смысле обманом? Возможно. Нельзя ли заархивировать письма, а не создавать новую папку? Можно.


Но почему вы не сделали этого раньше — не заархивировали, не удалили или не сохранили в виде файлов все эти сообщения? Чего вы ждали? Большинство людей говорят мне, что боятся удалить или пропустить что-то важное. Судя по всему, они просто не знают, как пользоваться функцией архивирования. В этом случае самое простое решение — создать свою папку и переместить туда всю почту. Вперед!



Авторская статья


Фотографии и картинки данной статьи.

Сколько раз в день проверять электронную почту – и еще 5 советов для экономии времени - «Семья» Сколько раз в день проверять электронную почту – и еще 5 советов для экономии времени - «Семья»
Написать Вконтакте


ДОБАВИТЬ БАННЕР


Новости по теме.



Новости с главной.

Что войдет в бесплатный набор бэби-бокса в Украине - «Беременность»

Что войдет в бесплатный набор бэби-бокса в Украине - «Беременность»

С 1 сентября в Украине родители новорожденных прямо в роддоме будут получать бэби-бокс – коробку с...
Как снимать стресс во время беременности: 2 упражнения - «Беременность и роды»

Как снимать стресс во время беременности: 2 упражнения - «Беременность и роды»

Ожидание малыша — состояние для организма новое. А все новое, непривычное — уже стресс. К тому же...
10 советов по выживанию во время летней беременности - «Беременность»

10 советов по выживанию во время летней беременности - «Беременность»

Если вы узнали о своей беременности зимой, то даже представить себе не могли, что вас ожидает...
Кесарів розтин: правда і міфи про операцію - «Беременность»

Кесарів розтин: правда і міфи про операцію - «Беременность»

Ця стаття також представлена російською мовою Якщо ви збираєтесь народжувати за допомогою...

Бекон, яичница и швейцарский флаг: как проводит лето Иосиф Пригожин - «Я и Кухня»

Известный продюсер Иосиф Пригожин сменил пейзажи российских гор в Карачаево-Черкесии на горы Швейцарии. Супруг...

Наталья Гулькина выращивает помидоры дома на подоконнике - «Я и Кухня»

Август — самая лучшая пора для сбора урожая на дачных грядках. Умелые хозяйки выращивают на своих участках овощи,...

«Какая хозяюшка»: Анна Михайловская приготовила десерт «Павлова» - «Я и Кухня»

Российская актриса театра и кино Анна Михайловская – настоящая волшебница на кухне и с радостью делится своими...

Такая разная картошка: Татьяна Морозова поделилась рецептом запеканки - «Я и Кухня»

Участница комедийного шоу Comedy Woman, актриса Татьяна Морозова, которая не так давно во второй раз стала матерью,...

«Завтрак должен быть обильным»: Александр Васильев удивил количеством еды в тарелке - «Я и Кухня»

Селфи молодежи с тарелкой еды в наши дни никого не удивить, да и селебрити не отстают от модных тенденций — с завидной...

Вкусные яблочные пончики за 15 минут

Для многих людей мотивация готовить часами не лучший вариант. Вам так повезло, ведь мы идет к вам на помощь с вкусным...

Как составить комплекс упражнений, чтобы сесть на шпагат - «Красота и здоровье»

Шпагат и его разновидностиШпагат за 30 дней Умение садиться на шпагат – это грациозное и красивое упражнение. Как сесть...

Селена Гомес и Coach представили новую коллекцию одежды - «Красота»

После глобального успеха коллекции сумок и аксессуаров Selena Grace в 2017 году Coach объявляет о запуске полноценной...

Минус 20 лет: Мэрайя Кэри продемонстрировала результат похудения - «Красота»

Звезды шоу-бизнеса получают народную любовь и внушительные гонорары, но за свой успех они обязаны платить довольно...